Pokud píšete knihu nebo výzkumnou práci, možná budete muset na začátek vložit obsah. Mnoho lidí si obsah vytváří ručně, a to je určitě jeden způsob, jak to udělat. Ručně vytvořená tabulka však vyžaduje čas, podléhá nesrovnalostem ve formátování a je třeba ji ručně aktualizovat pokaždé, když se změní část vašeho dokumentu.
Naštěstí existuje mnohem jednodušší způsob, jak zpracovat obsah, pokud používáte Microsoft Word 2016 pro Mac. Word vám může nejen vygenerovat jeden na základě stylů, které jste aplikovali na svůj dokument, ale může také věci aktualizovat kliknutím na tlačítko, když se dokument změní. Už nemusíte trávit čas sledováním a korekturou čísel stránek! Nemáte ani ponětí, jak mě to těší, takže se pojďme podívat, jak vytvořit obsah ve Wordu 2016 pro Mac.
Krok 1: Přidejte do dokumentu styly
Automatický generátor obsahu Microsoft Word spoléhá na styly, což jsou speciální formáty, které použijete na svůj dokument, aby Word věděl, které části vašeho textu jsou nadpisy, podnadpisy, odstavce a tak dále. Prvním krokem k automatickému generování obsahu je proto ujistit se, že váš dokument má aplikované příslušné styly.
Chcete-li začít, vyberte svou první kapitolu nebo nadpis tak, že je zvýrazníte v dokumentu.
Dále zamiřte na panel nástrojů aplikace Word (neboli „Ribbon“, jak to Microsoft tak rozkošně pojmenoval) a z Domov klepněte na kartu Styly knoflík. V rozevíracím seznamu, který se zobrazí, vyberte „Nadpis 1“ a definujte vybraný text jako první primární nadpis. Všimněte si, že pokud je vaše okno aplikace Word dostatečně široké, můžete vidět možnosti stylu uvedené přímo na panelu nástrojů namísto tlačítka „Styles“. V takovém případě vyberte požadovaný styl nadpisu přímo nebo kliknutím na malou šipku dolů v dolní části seznamu rozbalte všechny možnosti stylů.
Pokud má váš dokument podnadpisy, vyberte první a opakujte výše uvedené kroky, tentokrát vyberte „Nadpis 2“. Opakujte tyto kroky podle potřeby a skončíte s něčím jako je snímek obrazovky níže. Pamatujte, že tyto styly aplikujete na svůj skutečný dokument, nikoli na ručně vytvořený obsah, který již možná máte. Na snímcích obrazovky je text pro jednoduchost vynechán. Ve vašem skutečném dokumentu budete mít mezi každou kapitolou a podnadpisem odstavce textu.
Krok 2: Vytvořte obsah
Jakmile přidáte všechny požadované nadpisy a podnadpisy, umístěte kurzor na místo, kde chcete, aby se zobrazil váš automaticky generovaný obsah. Můžete například chtít vložit novou prázdnou stránku na začátek dokumentu (Vložit > Prázdná stránka z panelu nástrojů aplikace Word). Až tam budete, klikněte na Reference na panelu nástrojů.
Zcela vlevo na kartě Reference uvidíte tlačítko označené Obsah. Kliknutím na něj zobrazíte rozevírací seznam různých způsobů, jak vám Word může formátovat tabulku.
Kliknutím na jeden ze stylů jej vyberete a Word automaticky vygeneruje obsah ve vámi určeném umístění.
Krok 3: Automaticky aktualizujte svůj obsah
Tabulka vytvořená ve výše uvedených krocích bude obsahovat aktuální názvy vámi definovaných nadpisů a podnadpisů spolu s aktuálním číslem stránky každého z nich. Ale tady je skvělá část použití této metody: můžete pokračovat v úpravách dokumentu – přidat nebo odebrat nadpisy, přidat text, změnit písma a styly atd. – a až budete hotovi, vraťte se zpět do Reference a klikněte na tlačítko „Aktualizovat tabulku“ (zobrazeno s červenou šipkou na snímku obrazovky níže).
Word okamžitě aktualizuje váš obsah, aby odrážel všechny změny, včetně aktualizovaných čísel stránek pro každý záznam. Nezapomeňte při úpravách dokumentu podle potřeby používat styly nadpisů a už se nebudete muset bát, že názvy kapitol nebo čísla stránek nebudou odpovídat obsahu. Šikovný! Musím přiznat, že nejsem největší fanoušek Wordu, i když je mocný, ale tato funkce se mi moc líbí.