Jedním z nejlepších tipů pro produktivitu je naplánovat si týden, zvláště pokud máte hodně schůzek. Dobrou zprávou je, že si můžete předem naplánovat více schůzek Zoom. Není však možné mít dvě nebo více schůzek současně.
V tomto článku vysvětlíme vše, co potřebujete vědět o plánování schůzek Zoom.
Plánování více schůzek
Pokud jde o plánování schůzek, které se konají v různých časech, neexistují žádné limity. Jak víte, každá schůzka má své vlastní individuální ID. Proto se musíte ujistit, že pošlete pozvánku ostatním účastníkům. Zde je nejrychlejší způsob, jak naplánovat schůzku:
- Přihlaste se do Zoomu.
- Klepněte na ikonu Plán.
- Zadejte název nebo téma schůzky.
- Vyberte datum a čas.
- Zadejte dobu trvání schůzky.
- Vyberte své časové pásmo.
- Vyberte kalendář, který chcete použít k naplánování schůzky. Můžete použít Kalendář Google, Outlook nebo jakýkoli jiný kalendář, který obvykle používáte.
- Pro potvrzení schůzky klikněte na Uložit.
Bohužel neexistuje žádná zkratka pro plánování různých schůzek najednou. Aplikace předpokládá, že ne všechny vaše relace Zoom mají stejnou dobu trvání, téma atd. Proto budete muset tento proces opakovat pro všechny schůzky, které chcete naplánovat (pokud mají různé podrobnosti).
Pokud si však chcete naplánovat opakující se schůzky, poradíme vám. Pokud máte týmovou schůzku každou středu v 10:00, neznamená to, že budete muset absolvovat tento dlouhý proces každý týden. V další části vám ukážeme, jak naplánovat tento druh schůzky až rok dopředu.
Jak naplánovat opakující se schůzky
Plánování opakujících se schůzek znamená, že můžete naplánovat více schůzek se stejným ID schůzky. Znamená to také, že všechny podrobnosti, jako je čas a trvání, budou stejné.
Můžete si vybrat, zda chcete, aby se schůzka konala denně, týdně nebo měsíčně. Tímto způsobem si můžete vytvořit svůj čtvrtletní nebo dokonce roční plán najednou. Mějte na paměti, že platnost ID schůzky vyprší po jednom roce. I když jste možná měli schůzku každý týden po dobu 52 týdnů, budete si ji muset naplánovat znovu.
K plánování opakujících se schůzek můžete použít Kalendář Google i Outlook. To lze provést z telefonu nebo notebooku. Doporučujeme však používat desktop, protože je rychlejší.
Kalendář Google
Kalendář Google je nejoblíbenějším nástrojem mezi uživateli Zoomu. Zde je návod, jak jej použít k plánování opakujících se schůzek:
- Přihlaste se do Zoomu.
- Klepněte na ikonu Plán.
- Klikněte na Nastavení schůzky.
- Vyberte možnost Opakovaná schůzka.
- Klikněte na tlačítko Uložit a poté otevřete Kalendář Google.
- Přihlaste se ke svému účtu Google.
- Povolte Zoomu přístup k vašemu účtu.
- Kalendář Google poté vytvoří událost s podrobnostmi o schůzce Zoom.
- Otevřete rozbalovací nabídku pod časem schůzky.
- Vyberte požadovanou možnost opakování.
- Klikněte na Uložit.
Když otevřete rozevírací nabídku, budete si moci vybrat z různých možností opakování. Můžete si vybrat, zda chcete, aby se schůzka konala denně, týdně nebo měsíčně. Schůzku si také můžete naplánovat na každý pracovní den, každou středu nebo dokonce každý první čtvrtek v měsíci.
Pokud nemůžete najít požadovanou možnost, klikněte na Vlastní a vytvořte další možnost.
Výhled
Na druhou stranu, pokud používáte kalendář Outlooku, musíte udělat toto:
- Přihlaste se do Zoomu.
- Klepněte na ikonu Plán.
- Klikněte na Nastavení schůzky.
- Vyberte možnost Opakovaná schůzka.
- Klikněte na tlačítko Uložit a otevřete kalendář Outlooku.
- Vyberte schůzku a klepněte na Opakování.
- Vyberte požadovanou možnost opakování.
- Klikněte na OK.
Uživatelé aplikace Outlook mají tři parametry. Můžete si vybrat frekvenci schůzek (měsíční, týdenní atd.), interval a konkrétní dny, kdy chcete, aby se schůzka konala.
Rozvrh, rozvrh, rozvrh
Doufáme, že vám tento článek pomohl rychleji a snadněji naplánovat schůzky Zoom. Protože plánování je zásadní pro organizaci vašeho času a zdrojů. Skvělá věc na Zoom je, že je kompatibilní s různými organizačními nástroji a kalendáři.
Jak si obvykle plánujete schůzky? Měli jste někdy problémy s plánováním více schůzek na Zoomu? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.