Jeden z nejpopulárnějších nástrojů Google, formuláře Google, se hodí při vytváření a analýze průzkumů. Nedávné aktualizace zavedly do již tak vynikajících služeb ještě více skvělých funkcí. Ať už jste náborář, který potřebuje životopisy od uchazečů, nebo třeba lektor, který potřebuje od svých studentů vyzvednout domácí úkoly, nyní můžete ostatním umožnit nahrávat soubory přímo z vašeho formuláře Google.
Přidání tlačítka pro nahrání souboru do vašeho formuláře Google
Přidání tlačítka pro nahrání souboru má zásadní význam, pokud jde o formuláře.
- Při vytváření nového formuláře Google budete mít možnost přidávat otázky s několika předdefinovanými možnostmi. Vyberte poslední sekci a klikněte na ikonu „⊕“ (kroužek se znaménkem plus) z možností vpravo. Tento krok přidá do formuláře novou otázku (sekci).
- Klikněte na rozbalovací nabídku v pravé horní části rámce otázky (obvykle označená jako „Více možností“).
- Vybrat "Nahrání souboru" ze seznamu.
- Vybrat "Pokračovat" povolit nahrávání souborů na váš Disk Google.
- Zadejte svou otázku a upravte pravidla nahrávání. Formuláře Google automaticky přijímají změny – není třeba je ukládat ani na nic klikat.
- Uživatelé formuláře Google nyní vidí "Přidat soubor" možnost v části „Nahrát soubor“ formuláře.
- Uživatelé odesílají soubory na základě kritérií, která jste nastavili výše, poté si prohlížejí svůj seznam nahrávek a rozhodnou se "Nahrát" do vašeho účtu na Disku.
Nahrávání více souborů z Formulářů Google
Stejně jako u většiny internetových služeb, které umožňují nahrávání souborů, nemůžete nahrát celou složku najednou. Jednotlivé soubory je třeba ve Formulářích Google přidat samostatně.
Pokud se například váš formulář používá pro uchazeče o zaměstnání, navrhnete jej tak, aby nahrál jejich životopisy odděleně od jejich průvodních dopisů.
Podobně, pokud potřebujete, aby poskytli své životopisy, fotografii a naskenovaný průkaz totožnosti, váš formulář Google bude mít tři tlačítka pro nahrávání – jedno pro každý požadovaný dokument.
Možnosti ukládání souborů a vlastnictví
Všechny soubory nahrané z vašich formulářů Google se úhledně a pohodlně uloží na váš Disk Google.
Každý Název otázky/sekce ve formuláři se použije jako název nové složky. Nahrané položky odpovídající konkrétní sekci uložit do přidružené složky, takže proces je relativně automatizovaný a nevyžaduje žádnou manuální organizaci.
Pokud kdykoli potřebujete navštívit konkrétní složku ve Formulářích Google a načíst soubor, přejděte na svůj „Dashboard“ a vyberte kartu s názvem „Odpovědi“. Jakmile tam budete, klikněte na "Zobrazit složku" tlačítko umístěné v pravé dolní části okna.
Pokud se rozhodnete propojit jakýkoli ze svých formulářů s Tabulkami Google, můžete sledovat všechny nahrané soubory v "Odpovědi" kartu dané tabulky. Každý soubor také obsahuje přímý odkaz pro snadnější přístup.
Respondenti, kteří přímo nahrávají soubory ze svého Disku Google, automaticky vytvoří kopii svého původního souboru. Po nahrání souboru se vy (vlastník formuláře) také stanete vlastníkem kopie. Původní soubor – pokud není nastaven jako veřejný – však zůstane viditelný pouze jeho vlastníkovi.
Uživatelé, kteří nahrávají, sledují všechny tyto akce na postranním panelu Disku Google.
Export formulářů s povoleným nahráváním pomocí aplikace Form Publisher
„Form Publisher“ je oblíbený doplněk Formulářů Google, který automaticky převádí vyplněné formuláře na dokumenty Google pro snadné sdílení a kontrolu. Spíše než přistupovat ke každé aplikaci z hlavního panelu a hledat související soubory ve složkách na Disku můžete nechat je všechny automaticky převést do úhledně strukturovaných souborů PDF pro rychlou kontrolu.
Pokud chcete používat Form Publisher s vašimi formuláři Google s povoleným nahráváním, můžete udělat dvě věci. Můžete buď vložit přímý odkaz na nahraný soubor, nebo zobrazit odkaz přímo v dokumentu, pokud se jedná o soubor ve formátu PNG, JPG nebo GIF. Ten je neuvěřitelně pohodlný, protože vám umožňuje tisknout kompletní formuláře a v případě potřeby je kontrolovat offline.
Závěr
Jak vidíte, tlačítko pro nahrání souboru ve Formulářích Google je nepochybně výhodné, pokud jste zástupcem HR, který se zabývá spoustou životopisů, nebo lektorem, kterému mnoho studentů posílá domácí úkoly. Bez ohledu na účel vašeho formuláře mohou nyní koncoví uživatelé nahrávat soubory přímo z vašeho formuláře Google. Soubory se ukládají na váš Disk Google, úhledně uspořádané do samostatných složek.