Smartsheet vám pomůže zaměřit se na kolaborativní prvky projektového řízení – a nejen na plány a úkoly. Nezbytnou součástí této funkce pro spolupráci je propojování informací z jednoho Smartsheetu do druhého.
Bohužel nelze propojit celé listy ani sloupce nebo řádky. Vybrané buňky a vybrané více buněk z různých listů však lze propojit. Jak? – vytvořením hypertextového odkazu. V tomto článku vysvětlíme vše, co je součástí procesu, a také poskytneme další užitečné tipy, jak používat Smartsheets.
Vytvořte hypertextový odkaz na jiný list v buňce
Chcete-li propojit Smartsheet s jiným Smartsheetem, musí být vytvořen hypertextový odkaz. Zde je návod, jak se to dělá:
Krok 1:
- Klepněte pravým tlačítkem myši na buňku, kterou chcete použít pro odkaz.
- Klikněte na „Hypertextový odkaz“ Otevře se okno s hypertextovým odkazem.
Krok 2:
Tento krok nejprve vyžaduje, abyste si vybrali mezi použitím dvou možností, abyste získali přístup k listu, který chcete propojit s URL, nebo s jiným Smartsheetem. Obojí lze provést následovně:
Možnost 1:
- Zadejte webovou adresu listu, na který chcete odkazovat (Smartsheet se automaticky přidá do „//“). Adresa URL se zobrazí v poli „Zobrazený text“, ale pouze v případě, že v poli není žádný text.
Možnost 2:
- Klikněte na možnost „Link to other Smartsheet“.
- Klikněte na „Vybrat list“. Zobrazí se formulář „Otevřít list“.
- Vyberte list, ke kterému chcete připojit, a klikněte na „OK“.
- Zadejte nebo upravte text do pole „Zobrazený text“. Pole nemůže zůstat prázdné.
- Klikněte na „OK“.
Přidejte odkazy Smartsheet do supersheetu
„Supersheet“ je váš kontrolní nebo vzorový list. Všechny ostatní listy v projektu jsou známé jako dílčí listy. Pamatujte, že když mluvíme o propojování listů, ve skutečnosti propojujeme vybrané buňky nebo více vybraných buněk, nikoli celé listy.
Takto propojíte buňky se superlistem:
- Otevřete souhrnný list a umístěte kurzor myši na buňky, které chcete propojit. Začněte v horním řádku.
- Klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Propojit z buněk v jiném listu“.
- Vyberte list, na který chcete odkazovat, a klikněte na něj. Vybraný list se poté načte.
- Umístěte kurzor myši na buňku nebo buňky, které chcete propojit do souhrnného listu.
- Klikněte na „Vytvořit odkaz“ v levém dolním rohu.
- Opakujte výše uvedený postup pro každý list dílčího projektu.
Propojte další Smartsheets se stávajícími tabulkami
Chcete-li propojit další Smartsheety s existujícími listy, postupujeme podle stejných kroků jako u propojení listů s supersheetem. Takto propojíte Smartsheet s existujícím listem:
- Otevřete souhrnný list a umístěte kurzor myši na buňky, které chcete propojit. Začněte v horním řádku.
- Klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Propojit z buněk v jiném listu“.
- Vyberte list, na který chcete odkazovat, a klikněte na něj. Vybraný list se poté načte.
- Umístěte kurzor myši na buňku nebo buňky, které chcete propojit do listu.
- Klikněte na „Vytvořit odkaz“ v levém dolním rohu.
- Opakujte výše uvedený postup pro každý list.
Fčasto kladené otázky
Zde jsou některé často kladené otázky týkající se propojení Smartsheets:
Co jsou příchozí a odchozí odkazy Smartsheet?
Tyto dvě vazby – příchozí a odchozí – hrají klíčovou roli při vzájemné aktualizaci kmenových listů a podlistů. Buňka s příchozím odkazem se nazývá cílová buňka. Cílové buňky označené světle modrou šipkou jsou umístěny na pravé straně buňky.
Buňka s odchozím odkazem se nazývá zdrojová buňka, kterou lze propojit s více cílovými buňkami. Zdrojové buňky jsou jako takové označeny šedou šipkou v pravém dolním rohu buňky. Příchozí propojená buňka odvozuje svou hodnotu z buňky v jiném listu. Naopak, pokud buňka obsahuje odchozí odkaz, automaticky aktualizuje „příchozí“ cílovou buňku v jiném listu.
Když vytvoříte příchozí odkaz, aby buňka mohla přijímat příchozí (příchozí) data, automaticky se vytvoří odchozí odkaz a umístí se do zdrojového listu.
Můžete propojit sloupec Smartsheet s jiným listem?
Není možné propojit celé sloupce v různých listech. Je však možné propojit řadu buněk ve sloupci dohromady. Ve skutečnosti je možné v jedné operaci propojit až 500 buněk ve sloupci. Buňky v tomto sloupci se pak automaticky aktualizují při každé aktualizaci buněk v původním sloupci.
Chcete-li propojit vybrané více buněk ve sloupci, nejprve vytvořte hypertextový odkaz v buňce, jak je vysvětleno v části „Vytvoření hypertextového odkazu na jiný list v buňce“ výše. Postupujte podle kroků pro volbu 1 nebo volbu 2.
Poznámka: Existuje limit 5 000 příchozích odkazů na list.
Link Beyond Smartsheet
Nyní víte, jak propojit jeden Smartsheet s druhým Smartsheet vytvořením hypertextového odkazu. Vysvětlili jsme také, jak propojit Smartsheet s Super/Master-sheet, také propojením buněk. Kromě toho jsme vysvětlili, jak propojit sloupec Smartsheet na jednom listu se sloupcem na jiném listu. Časem se používání Smartsheet stane intuitivním a jeho používání bude naprostá hračka.
Znalost toho, jak propojit, také znamená, že můžete plně využívat další funkce Smartsheet, jako je součet součtů současně a automaticky v různých listech. Budete také moci bez problémů importovat data z jiných aplikací do Smartsheet.
Zkoušeli jste někdy propojit list v Smartsheet? Použili jste některou z metod nebo informací uvedených v tomto článku? Dejte nám vědět, jak to dopadlo v sekci komentářů níže.